Arbeitseffizienz ist gar nicht so schwer

6. Oktober 2019 topdesmin8

Bessere Arbeitseffizienz trotz mehr Medien, mehr Vielfalt, mehr Aufgaben – so behält man den Überblick.

Das Tagesgeschäft hat uns im Griff. Neue Aufgaben kommen dazu. Dringliches prasselt auf uns ein. Neue Medien erfordern unsere Zeit. Planung, Strategie, Content erstellen, Bildwelten schaffen und das Ganze crossmedial nach außen tragen. Die Aufgaben wachsen bei den meisten von uns stetig. Delegieren ist nicht so einfach wie es klingt, denn Vieles rund um Content-Marketing ist so vernetzt, dass die Schnittstellen nicht immer leicht zu finden sind. Heute wollen wir einfach ein paar Tipps geben, wie man im Arbeitsalltag den Überblick behählt und die eigene Arbeitseffizienz verbessert.

Arbeitseffizienz haben wir als Full-Service Werbeagentur schon immer groß geschrieben. Auch für kreative Dienstleister ist Zeit Geld. Da seit rund drei Jahren immer mehr digitale Kommunikationsbausteine in unsere Arbeit einfließen, mussten wir in Sachen Arbeitseffizienz aber auch Lehrgeld bezahlen. Schon immer waren wir so aufgestellt, dass wir für unsere Kunden alle Fäden in der Hand halten. So hat sich neben den klassischen Werbeagentur Aufgaben peu a peu auch das Content-Marketing und die Social Media Arbeit für unsere Kunden als Kommunikationsbaustein einfach hinzugesellt. Am Anfang hieß es: “Ihr kennt uns doch so gut, ihr kennt unsere Produkte und wisst wie wir ticken, macht ihr das doch ein bisschen für uns mit…”  Aus dem “bisschen mit machen” ist redaktionelle Arbeit für Kunden in verschiedenen Branchen geworden und wir finden das prima. Als Werbeagentur im Raum Stuttgart sind wir einer der wenigen Full-Service-Anbieter, bei dem Social Media-Marketing und Conten-Marketing inhouse geplant und durchgeführt wird. So weit so gut. Unsere Reputation ist um einen Baustein reicher, es macht uns Freude und wir haben ein neues Marktfeld erschlossen. Generell gilt jedoch auf Kunden- wie auch auf Agenturseite, dass sich Content nicht von alleine erstellt und dass Crossmedia schlichtweg Arbeit macht und Zeit in Anspruch nimmt. Mehr Aufgaben heißt nicht gleichzeitig mehr Personal.  Die Arbeit rund um Marketing, Konzeption und Crossmedia hat sich verändert und alle, die mit im Boot sitzen, müssen sich gut organisieren, damit die Arbeitseffizienz erhalten bleibt.

Die Zeit ist reif für ein altes Erfolgsmodell zur Steigerung der Arbeitseffizienz!

Der frühere amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower hat einmal gesagt: “Die dringlichsten Entscheidungen sind selten die wichtigsten.” Eisenhower galt schon zu Lebzeiten als wahrer Meister in Sachen Zeitmanagement. Man könnte auch sagen, er hatte seine Aufgaben souverän im Griff, lange bevor der Begriff Zeitmanagement erfunden wurde. Eisenhower hatte wohl ein untrügliches Gespür dafür, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun. Wie er das gemacht hat, ist ziemlich einleuchtend, wenn man sich mit seiner Art des “Zeitmanagements” näher befasst.

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Die Eisenhower Methode ist eine wahrhaft simple Matrix, die wirkungsvoll hilft Aufgaben so einzuteilen, dass alles zur richtigen Zeit erledigt wird und somit die Arbeitseffizienz verbessert. Bevor man komplexe Zeitmanagementsysteme testet und letztlich doch wieder in den alten Trott verfällt, sollte man sich mit dieser Methode auseinandersetzen. Wer dem Eisenhower-Prinzip folgt, lernt Wichtiges von Eiligem zu unterscheiden. Was auch immer auf dem eigenen Schreibtisch landet, es wird zunächst in das Eisenhower-Modell eingetragen. Dieses Model besteht aus diesen vier Feldern, denen vier Optionen zur Ausführung zugeordnet sind.

  1. wichtig, aber nicht dringlich > festlegen, wann man es machen wird
  2. nicht wichtig, nicht dringlich > kann später gemacht werden, auch von jemand anderem
  3. dringlich und wichtig > wird sofort erledigt
  4. dringlich, aber nicht wichtig > kann man einer anderen Person übergeben

 

Das ist zu beachten, wenn man die Arbeitseffizienz verbessern möchte:

Wir haben meist alle das gleiche Grundproblem. Meistens lassen wir uns zu sehr treiben und irgendwie ist immer alles extrem dringend und extrem wichtig. Das ist aber ein Trugschluss, denn nicht alles ist wirklich wichtig und nicht alles muss sofort oder heute erledigt werden. Unser Umfeld macht uns das gerne Glauben und wir handeln oft artig danach. Der unschöne Nebeneffekt dabei ist, dass wir ständig eine anscheinend noch wichtigere, noch eiligere Sache vor die Dinge stellen, die wir bereits in der Mache haben. Wer sich einen kurzen Moment Zeit nimmt und seine Aufgaben in die Eisenhower-Matrix einträgt, stellt fest, dass es durchaus möglich ist,  Aufgaben nach den 4 Hauptkriterien zu gliedern.

Es klingt so banal und einfach und ja – das ist es auch. Wer es ausprobiert, stellt es schnell fest. Das Eisenhower-Prinzip hilft den Tagesablauf effizienter zu gestalten. Wer effizient und effektiv arbeitet, kann zudem mehr Aufgaben erledigen als beim ständigen Einschieben, Umorganisieren und Aufschieben.

Es würde uns interessieren, was ihr von dieser eigentlich simplen Methode haltet und ob ihr nach einem speziellen “Muster” zur Organisation eures Arbeitstags arbeitet. Es gibt ja zudem eine Menge digitaler Helfer wie zum Beispiel Trello , Wunderlist oder Evernote , die die Arbeitseffinzienz verbessern helfen. Viele haben ja auch ausreichende intuitive Fähigkeiten und arbeiten das Tagespensum sozusagen einfach mit gesundem Menschenverstand ab. Da man uns als Werbeagentur ja gerne kreatives Chaos nachsagt (was übrigens überhaupt nicht stimmt!) – sind wir auf Reaktionen aus der Werbeagentur-, Medien- und Marketingwelt gespannt.

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